Hukuk Hakkı Korumaktır

Eylül 2021

Sosyal Güvenlik Kurumunca Elektronik Ortamda Yapılacak Tebligata İlişkin Yönetmelik yayımlandı

Sosyal Güvenlik Kurumunca Elektronik Ortamda Yapılacak Tebligata İlişkin Yönetmelik yayımlandı

Sosyal Güvenlik Kurumu tarafından elektronik ortamda yapılacak olan tebliğ işlemlerine yönelik düzenlemeler 24.09.2021 tarihinde ‘‘Sosyal Güvenlik Kurumunca Elektronik Ortamda Yapılacak Tebligata İlişkin Yönetmelik’’ başlığı altında Resmî Gazetede yayımlandı. Yönetmeliğin içerisinde, elektronik ortamda yapılacak tebliğ işlemlerine dair usul ve esaslar belirlendi. İlgili Yönetmelik 01.10.2021 tarihi itibariyle yürürlüğe girdi. Teslim, bilgilendirme ve belgelendirmenin sağlanması, bilgi güvenliğinin sağlanması, kişisel verilerin korunması, entegrasyon ve işbirliğinin sağlanması, ulusal ve uluslararası standartların sağlanması gibi amaçlar ilgili yönetmeliğin 4. maddesi ile benimsenen ilkeler arasında yer almaktadır. Yönetmelik kendi içerisinde 4 bölümden oluşmaktadır. Bu başlıklar; Genel Hükümler, Tebligatın Elektronik Ortamda Yapılmasına, Elektronik Tebligat Adresinin Edinilmesine ve Kullanılmasına İlişkin Hükümler, Elektronik Tebligatın Yapılması ve Elektronik Tebligat Adresinin Kullanıma Kapatılması, Çeşitli ve Son Hükümler şeklindedir.

Yönetmelikle ilgili üzerinde durulması gereken birtakım hususları değerlendirmek gerekirse;

5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu'nun 88. maddesi gereği elektronik tebligat adresi almak zorunda olan işverenlerin yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihi (01.10.2021) takip eden 3 ay içerisinde başvuru yapmak zorunda oldukları kabul edilmiştir.

5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu'nun 88. Maddesi kapsamına girmeyen ama buna rağmen elektronik ortamdan kendilerine tebligat yapılmasını isteyen diğer muhataplar da sistemden yararlanabileceklerdir. Bu ilgili kişiler, elektronik tebligat yapılmasını isteğe bağlı olarak kabul ettikleri andan itibaren sistemi kullanmak zorunda olacaklardır. Bu kapsamdan çıkmaları da mümkün gözükmemektedir.

Elektronik tebligat sistemi; sosyal güvenlik merkezi, merkez teşkilatı ve sosyal güvenlik il müdürlükleri tarafından tebliğ edilecek olan evrakların, elektronik ortamda imzalanması ve muhatabın edinmiş olduğu elektronik tebligat adresine ulaşması suretiyle işleyecektir.

Kendisine elektronik ortamda tebligat yapılacak olan muhatapların da yerine getirmeleri gereken birtakım şartlar bulunmaktadır. İlgili Yönetmeliğin 11. maddesinde muhatabın sorumluluğu başlığı altında düzenlenen bu şartlar; muhatabın başvurusunu süresinde, tam ve doğru yapması, beyan edilen bilgilerde meydana gelebilecek değişiklikleri bildirmesi, Yönetmelikte belirtilen tüm şartlara riayet etmesi, tebligatı alacak kişilerde bir değişiklik olması halinde bu değişikliği bildirmesi olarak sıralanmıştır.

Elektronik imzalı olan evrak muhatabın elektronik ortamdaki adresine ulaştığı tarihi izleyen beşinci günün sonunda tebliğ edilmiş sayılacaktır. Bu durum tebligatın ne zaman alınacağına dair önemli bir bilgi olarak yer almaktadır.

İlgili Yönetmeliğin 8/3. maddesinde, olay kayıtlarının işlem zaman bilgisi eklenerek arşivde erişilebilir şekilde saklanacağı ancak evrakın ilgili mevzuat hükümleri uyarınca imha edilmesini müteakip e-tebligat kayıtlarının da silinebileceği vurgulanmaktadır. Aynı maddenin devam eden hükümlerinde de olay kayıtlarının aksi ispat edilmediği müddetçe kesin delil sayılacağı bilgisi yer almaktadır.

Elektronik tebligat adreslerinin kullanıma kapatılması konusuna da değinmemiz gerekirse;

İlgili Yönetmelik, elektronik tebligat adreslerinin edinilmesi ve bildirim yükümlülüğünü düzenlediği gibi aynı zamanda elektronik tebligat adreslerinin kullanıma kapatılmasını da Yönetmeliğin 9. maddesi içerisinde düzenlemiştir. İlgili maddeye göre, zorunlu veya isteğe bağlı olarak elektronik tebligat sistemine dahil olanların aşağıdaki durumlar dışında sistemden çıkmaları mümkün değildir. Buna göre;

  1. a) Tüzel kişilerde ticaret sicil kaydının silindiği (nevi değişikliği, birleşme halleri dahil) tarih itibarıyla elektronik tebligat adresi kapatılır.
  2. b) Gerçek kişilerde ilgilinin ölümü veya gaipliğine karar verildiğinin Kurum tarafından tespit edildiği durumlarda ölüm/karar tarihi itibarıyla ilgilinin elektronik tebligat adresi resen kapatılır.
  3. c) Ölen/gaipliğine karar verilen kişinin elektronik tebligat adresi, mirasçıları tarafından sosyal güvenlik il müdürlüğüne veya sosyal güvenlik merkezine/merkez teşkilatına başvuru yapılması halinde de kullanıma kapatılır.

İlgili Yönetmelikle ilgili olarak üzerinde durulması gereken son konu ise kayıtların gizliliği, güvenliği ve arşivlenmesidir. Yönetmeliğin 10. maddesinde kendisine yer bulan bu düzenleme, işlem zaman bilgisi ve olay kayıtlarının muhafazası başlığı altında yer almaktadır. Kurum tarafından; işlem zaman bilgisi ve olay kayıtları erişilebilir şekilde, güvenliği, gizliliği ve bütünlüğü sağlanarak aşağıda belirtilen süreler kadar arşivde muhafaza edilir:

  • Kurum ile muhataplar tarafından gerçekleştirilen işlem zaman bilgisi kayıtları on yıl,
  • Elektronik tebligat sistemi iş süreçlerinin sürekliliğini veya bilgi güvenliğini tehdit eden ya da öngörülemeyen durumlara ait işlem zaman bilgisi kayıtları on yıl,
  • Muhatabın elektronik tebligat sistemine erişim kayıtları on yıl,
  • Olay kayıtları otuz yıl olarak belirlenmiştir.

 

Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde ne yapılacağı noktasında da bir düzenleme getirilmiştir. İlgili Yönetmeliğin 13. maddesine göre, Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde 7201 Sayılı Tebligat Kanunu ve ilgili diğer mevzuat hükümlerinin uygulanacağı belirtilmiştir.