Dünya Sağlık Örgütü tarafından 11 Mart 2020 tarihinde pandemi ilan edilen Covid-19 salgını, dünyada olduğu gibi ülkemiz gündeminde de ilk sıralarda yerini almıştır. Söz konusu salgın kapsamında pek çok tedbir alındığı gibi bu hastalığın etkileri yalnızca bireylerle sınırlı olmamakta olup, pek çok sektör bakımından da her geçen gün önemli sonuçlar doğurmaktadır. Geçirdiğimiz bu olağanüstü sürecin şirketler için de büyük bir etkisinin olduğu ve olmaya devam edeceği yadsınamaz bir gerçektir. Şirketlerin bu kriz döneminin etkilerini en az seviyede tutabilmesi için Şirket Yönetim Kurulu ve Yönetim Kurulu Üyelerinin bazı tedbirler alması gerekebilir.
I. Covid-19’un Şirket Yönetim Kurulu Toplantılarının Gerçekleştirilmesine Etkisi
Kriz sürecinin şirket ile şirket çalışanları açısından sağlıklı ve etkin bir şekilde yürütülebilmesi için yönetim kurulunun işlevsel bir şekilde toplanması ve karar alması gerekmektedir. Ancak pandemi olarak değerlendirilen Covid-19’a karşı alınması gereken en önemli tedbirin sosyal mesafeyi korumak ve toplu ortamlarda bulunmamak olduğu Sağlık Bakanlığı ve uzmanlarca belirtilmektedir. Bu süreçte yönetim kurulu da fiziki olarak toplanmak yerine alternatif karar alma yöntemlerini değerlendirmelidir.
Bu kapsamda Türk Ticaret Kanunu’nun “Şirket sözleşmesinde veya esas sözleşmede düzenlenmiş olması şartıyla, sermaye şirketlerinde yönetim kurulu ve müdürler kurulu tamamen elektronik ortamda yapılabileceği gibi, bazı üyelerin fiziken mevcut bulundukları bir toplantıya bir kısım üyelerin elektronik ortamda katılması yoluyla da icra edilebilir.” şeklindeki 1527. Maddesinin ilk fıkrası uyarınca esas sözleşmelerinde yönetim kurullarının elektronik ortamda yapılabileceği düzenlenen şirketler, fiziki olarak toplanmaksızın yönetim kurulu kararlarını alabilirler. Zira kanunen şirket esas sözleşmesinde öngörülerek elektronik ortamda ortaklar kuruluna ve genel kurula katılma, öneride bulunma ve oy verme, fizikî katılım ile öneride bulunmanın ve oy vermenin bütün hukuki sonuçlarını doğuracaktır. Tabiki elektronik ortamda yönetim kurulu toplantısı yapılabilmesi ve oy verilebilmesi için bahsi geçen 1527. Madde ve 29.08.2012 tarihli Resmi Gazetede yayınlanan “Ticaret Şirketlerinde Anonim Şirket Genel Kurulları Dışında Elektronik Ortamda Yapılacak Kurullar Hakkında Tebliğ” uyarınca şirketin bu amaca özgülenmiş bir internet sitesine sahip olması, elektronik ortam araçlarının etkin katılmaya elverişliliğinin bir teknik raporla ispatlanıp bu raporun tescil ve ilan edilmesi ve oy kullananların kimliklerinin saklanması ile gerekli altyapı düzenlemelerinin yapılması şarttır.
Her ne kadar Kanun elektronik ortamda toplantı yapılmasını bu hususun şirket esas sözleşmesinde düzenlenmiş olmasına bağlamış olsa da Ticaret Bakanlığı 20 Mart 2020 tarihli duyurusu ile esas sözleşmelerinde kurul toplantılarının elektronik ortamda gerçekleştirilmesine imkan tanıyan hüküm bulunmayan şirketlerin, bu dönemde gerçekleştirmeyi planladıkları toplantıları “Elektronik Genel Kurul Toplantı Sistemi” ve “Elektronik Yönetim Kurulu Sistemi” üzerinden gerçekleştirilebilmelerine imkan tanımıştır. Şirketler Bakanlığın ilgili duyurusu ile Merkezi Kayıt Kuruluşu Anonim Şirketinden altyapı hizmeti alarak elektronik ortamda yönetim kurulu ve genel kurul toplantılarını gerçekleştirebilmekte ve güvenli elektronik imza ile oy kullanabilmektedirler.
Şirket Yönetim Kurulu kararlarının alınması için alternatif bir yöntem ise Türk Ticaret Kanunu’nun 390. Maddesinde düzenlenmiştir. “Üyelerden hiçbiri toplantı yapılması isteminde bulunmadığı takdirde, yönetim kurulu kararları, kurul üyelerinden birinin belirli bir konuda yaptığı, karar şeklinde yazılmış önerisine, en az üye tam sayısının çoğunluğunun yazılı onayı alınmak suretiyle de verilebilir.” şeklinde hüküm altına alınan ilgili maddeye göre elden dolaştırma yöntemi ile kararların alınması mümkün olabilir. Üyelerden biri tarafından hazırlanan karar metni tüm yönetim kurulu üyelerine gönderilerek onayları alınarak her bir üyenin imzaladığı nüshayı belirlenen kişiye ulaştırması sağlanabilir. Ayrı ayrı imzalanmış nüshaların bulunması geçerlilik için bir sorun teşkil etmemektedir çünkü onayların aynı kâğıtta bulunması kanunen şart değildir; ancak onay imzalarının bulunduğu kâğıtların tümünün yönetim kurulu karar defterine yapıştırılması veya kabul edenlerin imzalarını içeren bir karara dönüştürülüp karar defterine geçirilmesi kararın geçerliliği için gereklidir.
II. Şirket Yönetim Kurullarının Genel Kurul Toplantılarını İptal Etme Yetkisi
Türk Ticaret Kanunu’nun 410. Maddesine göre toplantı gündemini hazırlayarak ve gerekli ilanları yaparak Genel Kurulu toplantıya çağırma görevi Yönetim Kuruluna aittir. 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununda anonim ve limited şirketlerde, olağan genel kurul toplantılarının her faaliyet dönemi sonundan itibaren üç ay içinde yapılması öngörülmektedir. Diğer taraftan şirketlerce faaliyet dönemi olarak genellikle takvim yılı tercih edilmekte, bu da mart ayı sonuna kadar olağan genel kurul toplantılarının tamamlanması gerekliliğini ortaya çıkarmaktadır. Bu kapsamda Genel Kurul’un süresinde ve gerekli prosedürler izlenmeksizin toplantıya çağırılmamasında kusurlu olan Yönetim Kurulu üyelerinin sorumluluğunu doğurabilir. Ancak bu süreçte toplu şekilde bir arada bulunulacak ortamlar salgın bakımından riskli olarak değerlendirildiğinden ve kamu sağlığına ilişkin olduğundan Bakanlık tarafından toplantıların iptal edilmesi veya elektronik ortamda yapılması gibi uygulamalar desteklenmektedir ve genel kurul toplantılarının yapılamamasında kusuru olmayan yönetim kurulu üyelerinin bu süreçte sorumluluğu olmayacaktır. Ticaret Bakanlığı’nın 20 Mart 2020 tarihli duyurusuyla Türk Ticaret Kanunu ve şirket sözleşmesine uygun olarak yönetim organları tarafından daha önce toplantıya çağrılan anonim ve limited şirketlerin olağan genel kurullarının, erteleme kararı alınması amacıyla genel kurulun toplanması beklenmeksizin, yönetim organları tarafından alınacak bir kararla iptal edilmesi imkânı tanınmıştır.
III. Yönetim Kurulunun Covid-19 Kapsamında İşyeri ve Çalışma Düzeni Bakımından Gerekli Önlemleri Alması Yetkisi
Türk Ticaret Kanunu’nun 375. Maddesi uyarınca Yönetim Kurulu şirketin yönetimi ve bunlarla ilgili talimat verme yetkisine sahiptir. Devlet Kamu Sağlığı bakımından toplu şekilde belli bir ortamda bulunulmaması ve bireyler arasındaki sosyal mesafenin korunmasına ilişkin tedbirler almaktadır. Bu kapsamda işyerinde çalışanlar arasındaki mesafenin korunması ve aynı zaman diliminde toplu şekilde belli bir ortamda çalışanların bulunmaması için gerekli işyeri düzenlemeleri yapılması, işçilere bu kapsamda bilgilendirmelerde bulunulması ve talimatlar verilmesi, iş seyahatlerinin ertelenmesi, iş toplantılarının video konferans uygulamaları ile yapılması ve uygun altyapı oluşturulabildiği takdirde evden çalışma sistemine geçilmesi hususları yönetim kurulu tarafından değerlendirilmeli ve gerekli işin ve işyerinin elverdiği ölçüde gerekli önlemler alınmalıdır. Ayrıca bu kapsamda yönetim kurulu, yönetimle görevli kişilerin, özellikle kanunlara ve yönetim kurulunun yazılı talimatlarına uygun hareket edip etmediklerinin üst gözetiminde bulunma yükümlülüğü altındadır.
IV. Covid-19’un Yarattığı Ekonomik Tehdit Karşısında Yönetim Kurulu’nun Sorumluluğu
Türk Ticaret Kanunu’na göre muhasebe, finans denetimi ve şirketin yönetiminin gerektirdiği ölçüde finansal planlama için gerekli düzenin kurulması yönetim kurulunun yetkilerindendir. Her ne kadar 2020 yılı için bütçe ve belli bir plan öngörülmüş olsa dahi Covid-19 salgınının ekonomik etkileri ortaya henüz çıkmaya başlamıştır ve süreç belirsizlik arz etmektedir. Bu itibarla şirket finansal planlaması yeniden gözden geçirilerek pandemi koşullarına uygun önlemler alınmalıdır. Şirket finansal tabloları ve bilançolarından şirketin Covid-19’un oluşturduğu krizden ekonomik olarak etkilendiği anlaşıldığı takdirde şirket genel kurulunun ve yönetim kurulunun önemli yükümlülükleri bulunmaktadır. Ticaret Kanunu’nun 376. Maddesi uyarınca son yıllık bilançodan, sermaye ile kanuni yedek akçeler toplamının yarısının zarar sebebiyle karşılıksız kaldığı anlaşılırsa, yönetim kurulu, genel kurulu hemen toplantıya çağırır ve bu genel kurula uygun gördüğü iyileştirici önlemleri sunar. Zira finansal tablolara, yıllık kar üzerindeki tasarrufa, kar payları ile kazanç paylarının belirlenmesine, yedek akçenin sermayeye veya dağıtılacak kara katılması dahil kullanılmasına dair kararlar ve önlemler genel kurul tarafından alınmaktadır. Yine bu kapsamda 31.03.2020 tarihli Ticaret Bakanlığı’nın tavsiye mahiyetindeki yazısı ile “sermaye şirketlerimizin mevcut özkaynak yapılarının korunmasını teminen, kamunun iştiraki olan şirketler hariç olmak üzere, sermaye şirketlerinin 2019 yılı hesap dönemine ilişkin olarak bu yıl gerçekleştirilecek genel kurul toplantılarında gündeme alınacak nakit kâr payı dağıtımı kararlarında, geçmiş yıl kârlarının dağıtıma konu edilmemesi ve dağıtım tutarının 2019 yılı net dönem kârının %25’ini aşmaması ile yönetim kuruluna kâr payı avansı dağıtımı yetkisi verilmemesi” duyurularak Covid-19 salgını karşısında şirket öz kaynaklarının korunması için alınabilecek tedbirlere dikkat çekilmiştir. Bu kapsamda sermayenin korunması ilkesini gözetmeyen genel kurul kararları ve yönetim kurulu kararları batıl olacaktır.
Yine son yıllık bilançoya göre, sermaye ile kanuni yedek akçeler toplamının üçte ikisinin zarar sebebiyle karşılıksız kaldığı anlaşıldığı takdirde, derhâl toplantıya çağrılan genel kurul, sermayenin üçte biri ile yetinme veya sermayenin tamamlanmasına karar vermediği takdirde şirket kendiliğinden sona erer. Eğer şirketin borca batık durumda bulunduğu yani aktiflerinin pasiflerini karşılayamadığı şüphesini uyandıran işaretler varsa, yönetim kurulu, aktiflerin hem işletmenin devamlılığı esasına göre hem de muhtemel satış fiyatları üzerinden bir ara bilanço çıkartır. Bu bilançodan aktiflerin, şirket alacaklılarının alacaklarını karşılamaya yetmediğinin anlaşılması hâlinde, yönetim kurulu bu durumu şirket merkezinin bulunduğu yer asliye ticaret mahkemesine bildirir ve şirketin iflasını ister.
V. Sonuç
Covid-19 salgınının sağlık ve diğer pek çok sektör ile bireysel, toplumsal ve ekonomik anlamda etkileri vardır. Kamu sağlığını korumak için alınan pek çok tedbirin yanı sıra salgının ekonomik etkilerini de en aza indirgeyebilmek için bazı önlemlerin alınması zorunludur. Tüm bu sebeplerle Devletin aldığı tedbirler doğrultusunda pandemi niteliğindeki bu hastalığın yayılım hızını yavaşlatmak için ve yönetim kurulunun şirketin üst düzey yönetimi ve sorumluluğu kapsamında genel kurul toplantılarının iptali veya elektronik ortamda yapılması ve yine yönetim kurulu toplantılarının elektronik ortamda veya elden dolaştırma usulü ile yapılması, iş toplantılarının video konferans yöntemleri ile yapılması, iş seyahatlerinin ertelenmesi, alt yapısı hazırlanarak uzaktan çalışma sistemine geçilmesi gibi önlemler toplum sağlığı ve çalışanların sağlığı bakımından önem arz etmektedir. Benzer şekilde belirsizlik arz eden bu ekonomik kriz dönemini şirketin en az etki ile geçirebilmesi için Yönetim Kurulu ve Genel Kurul’un Bakanlık’ın karar ve tavsiyeleri doğrultusunda sermayenin korunması ilkesini gözetecek şekilde kararlar almaları önem arz etmektedir.
Av. E. Eda ARSLAN
