Ocak 2022

Kooperatiflerin Bilgi Sistemi Yönetmeliği Yayımlandı

Kooperatif Bilgi Sistemi Yönetmeliği (“Yönetmelik”), Ticaret Bakanlığı tarafından, 14 Ocak 2022 tarihinde Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe girmiştir.

 

Bu yönetmeliğin amacı; Kooperatif Bilgi Sisteminin (“KOOPBİS”) kurulması, işletilmesi, güncellenmesi ve geliştirilmesi ile işlemlerinin izlenmesi ve raporlanmasında görev alacakların belirlenmesine, kullanıcı yetkilerinin ve yükümlülüklerinin tanımlanmasına, elektronik ortamda sunulacak hizmetlerden faydalanılmasına ve bu sistem üzerinde işlenen kişisel verilerin aktarımı ile güvenliğinin sağlanmasına ve istatistiki bilgi üretilmesine ilişkin usul ve esasları düzenlemek şeklinde belirtilmiştir.

 

KOOPBİS nedir?

 

KOOPBİS, kooperatiflerin ve kooperatif ortaklarının haklarının korunması amacıyla kurulan bir sistemdir. KOOPBİS’de kooperatiflerin ticaret sicili kayıtları, finansal tabloları, gayrimenkul durumları, yönetim kurulu ve denetçi raporları, genel kurul toplantı evrakı ve ortakların bilgileri kayıt altına alınır.

 

KOOPBİS yetkilisinin görev ve sorumlulukları nelerdir? Görev ve sorumluluklarının ihlali halinde yaptırımı ne olur?

 

KOOPBİS yetkilisi;  kooperatif yönetim kurulu üyelerinin her biri KOOPBİS üzerinde işlem gerçekleştirmeye yetkilidir. Kooperatif yönetim kurulu üyelerine ek olarak, kooperatif ortağı olma şartı aranmaksızın, KOOPBİS işlemlerini yürütecek bir KOOPBİS yetkilisi atanabilir. KOOPBİS yetkilisi atanmış olması yönetim kurulu üyelerinin hukuki ve cezai sorumluluğunu ortadan kaldırmaz. KOOPBİS yetkilisi, kooperatifin temsiline ilişkin bir yetki almadıkça, ilgili kooperatifin fiziki belge düzenlenmesi ve bunların arşivlenmesine ilişkin işlemleri gerçekleştiremez

 

KOOPBİS yetkilisinin belirlenmesiyle, yönetim kurulu kararının fiziki veya dijital bir nüshası ile yetkilendirilen kişinin TCKN’si ve iletişim bilgileri İl Ticaret Müdürlüğüne iletilerek yetki tanımlama talebi gerçekleştirmesi gerekmektedir. Bu süreç KOOPBİS yetkilisinin değişikliği ve iptalinde de uygulanır. 

 

Kooperatife ve ortaklarına ilişkin bilgi, belge ve evrakın KOOPBİS’e tam ve zamanında işlenmesi ile bunların güncelliğinin sağlanmasından kooperatif yönetim kurulu üyeleri sorumludur.  

 

KOOPBİS Yetkilisinin Görev ve Sorumlulukları:

 

  1. Yeni ortakların kimlik, iletişim, pay ve ödemelerine ilişkin bilgilerini, ortaklığa kabule dair yönetim kurulu kararının alındığı tarihten itibaren, ortağın genel kurul toplantısına katılmasını engellemeyecek şekilde en geç on beş gün içinde KOOPBİS’e kaydetmek,
  2. Kooperatif ortaklarına ilişkin bilgi güncellemelerini KOOPBİS’te ilgili alanlara en geç on beş gün içinde işlemek,
  3. Genel kurul toplantısına katılmaya hak kazanmış olan ortakları gösteren listeyi KOOPBİS üzerinden almak,
  4. Yönetim kurulu yıllık faaliyet raporunu, bilançoyu, gelir gider farkı hesaplarını ve denetleme organı ile dış denetçilerin raporlarını, toplantı gündemini genel kurulun yıllık toplantısından en az 15 (on beş) gün önce KOOPBİS’e işlemek,
  5. Kooperatifin organlarında, hukuki durumlarında ve kooperatif künyesinde meydana gelen değişikliklere ilişkin gerekli güncellemelerin yapılabilmesi için taleplerini, tescil ve ilanı gerçekleşen bir husus varsa ilgili sicil müdürlüğü, MERSİS numarası ve gazete ilan tarihi bilgileri ile birlikte, değişikliğin gerçekleştiği tarihten itibaren en geç 15 (on beş) gün içinde İl Müdürlüğüne bildirmek,
  6. EK-1’de yer alan ve KOOPBİS’ten de erişilebilen, kişisel verilerin KOOPBİS ile işlendiğini belirten aydınlatma metnini, en geç ortaklığa kabul tarihinden sonra yapılacak ilk genel kurul toplantı tarihine kadar, KOOPBİS ile bu metinleri görüntülememiş ortaklarına okutmak, imzalatmak ve arşivlemek,
  7. Ticaret sicili kayıtlarını, finansal tablolarını, yönetim kurulu ve denetçi raporlarını, genel kurul toplantı evrakını, ortakların kimlik, iletişim, pay ve ödemelerine, gayrimenkul durumlarına ilişkin bilgilerini ve gerekli diğer bilgileri KOOPBİS’in kurulmasını müteakip 6 (altı) ay içinde KOOPBİS’e aktarmaktır.

 

Ayrıca, KOOPBİS yetkilisinin görev ve sorumluluklarını yerine getirmemesi durumunda, yönetim kurulu üyelerinin her biri, her bir yükümlülük için ayrı ayrı olmak üzere 1000 (bin) Türk lirası idari para cezası ile cezalandırılır. Öngörülen idari para cezaları ilgili Bakanlık tarafından uygulanır. İlgili Bakanlık, bu yetkisini İl Müdürlüklerine devredebilir. İdari para cezaları, tebliğ tarihinden itibaren 1 (bir) ay içinde ödenmesi gerekmektedir.

 

Yönetim kurulu üyelerinin her biri; ticaret sicili kayıtlarını, finansal tablolarını, faaliyet raporlarını, genel kurul toplantı evrakını, ortakların kimlik, iletişim, pay ve ödemelerine, gayrimenkul durumlarına ilişkin bilgilerini ve gerekli tüm bilgileri KOOPBİS’in kurulmasını müteakip 6 (altı) ay içinde KOOPBİS’e aktarmamaları halinde, aktarımı gerçekleşmeyen her bir işlem için ayrı ayrı olmak üzere 1000 (bin) Türk lirası idari para cezası ile cezalandırılır.

 

Kooperatif Denetçileri Kimlerdir ve Yetkileri Nelerdir?

 

Kooperatif denetçileri, 1163 Sayılı Kooperatifler Kanunu uyarınca kooperatifi denetleyen kişilerdir.

 

Yönetmelik gereğince kooperatif denetçilerine bazı haklar tanınmıştır. Bunlar;

  1. KOOPBİS üzerinden görev aldığı kooperatifin organ üyelerinin ve ortaklarının bilgileri ile KOOPBİS’te belirlenen diğer verilere erişme,
  2. Bilgilerin doğru ve güncelliğini denetlemek ve gerektiğinde verilerin düzeltilmesi için kooperatif yöneticilerini ve sistem yöneticisini uyarma, konularında yetkilidirler.

 

Kooperatif Ortaklarının KOOPBİS Erişimleri Nasıldır ve Hangi Bilgilere Erişimleri Olacaktır?

 

Kooperatifin ortakları KOOPBİS’e erişimleri e-Devlet üzerinden gerçekleştirebileceklerdir. Bu erişimle beraber incelemeye yetkili oldukları bilgiler;

  1. Yönetim kurulu yıllık faaliyet raporunu, bilançoyu, gelir gider farkı hesaplarını ve denetçilerin tanzim edecekleri raporları genel kurulun yıllık toplantısından en az 15 (on beş) gün öncesinden itibaren KOOPBİS’ten inceleyebilirler.
  2. Genel kurula katılma hakkını haiz ortakları gösterir listeye KOOPBİS üzerinden erişebilirler.
  3. Ayrıca; ortağı olduğu kooperatiflerin adres, iletişim bilgileri, ticaret sicili kayıtları, gayrimenkul durumu, genel kurul toplantı evrakı, yetkili yönetim, denetim, tasfiye kurulu üyelerinin ve kooperatifin diğer ortaklarının kimler olduğuna dair bilgilere KOOPBİS üzerinden erişebilirler.

 

Bakanlık, KOOPBİS’in işleyişine yönelik elektronik işlemlerin güvenli ve etkin bir şekilde yürütülebilmesi için elektronik ortamdaki verilerin kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla uygun güvenlik düzeyinin temin edilmesi gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri alır.

 

İlgili Bakanlık ile kooperatifler, görevleri ile sınırlı kalmak şartıyla, ortakların ve ortak olmak için başvuranların kişisel verilerini KOOPBİS’te işlemeye ve görüntülemeye yetkilidir.

 

KOOPBİS’e erişimin fiilen mümkün olmadığı hallerde Genel Müdürlük veya İl Müdürlüğü durumu tutanak altına alır, daha sonra elektronik ortama aktarmak üzere işlemleri fiziki ortamda gerçekleştirir.

 

 

KOOPBİS Verilerinden Vatandaşlar Da Faydalanabilir Mi?

 

Vatandaşlar, kendilerini ilgilendiren KOOPBİS verilerini bilgi edinme hakkı çerçevesinde talep edebilir. Kişisel Verilerin Korunmasına ilişkin mevzuat gözetilerek bu talepler Genel Müdürlük (Tarımsal amaçlı kooperatifler ve üst kuruluşları için Tarım Reformu Genel Müdürlüğünü; yapı kooperatifleri ve üst kuruluşları için Mesleki Hizmetler Genel Müdürlüğünü; diğer kooperatifler ve üst kuruluşları için Esnaf, Sanatkârlar ve Kooperatifçilik Genel Müdürlüğünü) veya İl Müdürlüğü tarafından sonuçlandırılır.

 

İlgili Bakanlık KOOPBİS’in Veri Güvenliğini Nasıl Sağlayacak?

 

Bakanlık, KOOPBİS’in işleyişine yönelik elektronik işlemlerin güvenli ve etkin bir şekilde yürütülebilmesi için;

  1. a) Diğer sistemlerle veri alışverişi sağlamak amacıyla ilgili kurumlarla protokol yapılması,
  2. b) Verileri yedeklemek amacıyla periyodik olarak resmi veri taşıyıcılarına kopyalanması,
  3. c) Veriler üzerinde analiz yapmak ve strateji üretmek üzere verilerin resmi veri taşıyıcılarına kopyalanması,

ç) Verilerin ve elektronik sistemlerin güncellemelerinin ve teknik bakımının yapılması,

  1. d) Verilerin ve elektronik sistemlerin kötüye kullanılmasının engellenmesi,
  2. e) Elektronik sistemlerdeki teknik arızaların giderilmesi,
  3. f) Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla uygun güvenlik düzeyinin temin edilmesi, hususlarında gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri alır.

İlgili Bakanlık ile kooperatifler, görevleri ile sınırlı kalmak şartıyla, ortakların ve ortak olmak için başvuranların kişisel verilerini KOOPBİS’te işlemeye ve görüntülemeye yetkilidir.

İlgili Bakanlık; denetim, istatistik üretme, hizmetlerde otomasyonu artırma, ülke kooperatifçiliğinin geliştirilmesi ve kooperatif ortaklarının haklarının korunması amacıyla KOOPBİS’te işlenen verileri, kamu kurum ve kuruluşlarına aktarabilir, diğer kurum ve kuruluşlardan edineceği verileri KOOPBİS verileri ile eşleştirerek işleyebilir.

Her ne surette olursa olsun KOOPBİS üzerinden elde edilen veriler 7/4/2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununa aykırı olarak kullanılamaz, aktarılamaz veya başka bir şekilde işlenemez.

 

KOOPBİS Yetkilisinin Veri Girişi ve Bildirim Yükümlülüğü Nelerdir? Yönetmelik Ekinde Yer Alan Metnin Işlemleri Nelerdir?

 

KOOPBİS yetkilileri; ticaret sicili kayıtlarını, finansal tablolarını, yönetim kurulu ve denetçi raporlarını, genel kurul toplantı evrakını, ortakların kimlik, iletişim, pay ve ödemelerine, gayrimenkul durumlarına ilişkin bilgilerini ve gerekli diğer bilgileri KOOPBİS’in kurulmasını müteakip altı ay içinde KOOPBİS’e aktarır. Veri girişi ve bildirim yükümlülüğünün ihlali halinde ise yönetim kurulu üyelerinin her birine, aktarılmayan her işlem için, ayrı ayrı 1000 (bin) Türk lirası idari para cezası yaptırımı uygulanacaktır.

 

KOOPBİS yetkilileri; EK-1’de yer alan ve KOOPBİS’ten de erişilebilen aydınlatma metnini, KOOPBİS ile bu metinleri görüntülememiş ortaklarına, KOOPBİS’in kurulmasını müteakip 6 (altı) ay içerisinde okutup, imzalatması ve arşivlemesi gerekmektedir. Aksi halde yönetim kurulu üyelerinin her biri 1000 (bin) Türk lirası idari para cezası ile cezalandırılır.

 

Denetim kapsamında aynı kişiye verilebilecek idari para cezalarının toplam tutarı 10.000 (on bin) Türk lirasını geçemez.