Ocak 2022

Ticaret Bakanlığı tarafından, 14 Ocak 2022 tarihinde Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Kooperatiflerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik (“Yönetmelik”) ile ilişkin önemli düzenlemeler getirilmiştir.

Bu Yönetmeliğin amacı; kooperatif genel kurul toplantılarına elektronik ortamda katılma, öneride bulunma, görüş açıklama ve oy kullanmaya ilişkin usul ve esasların düzenlenmesi şeklinde belirtilmiştir.

Yönetmelik ile gelen EK-1’de yer alan evrak nedir?

EGKS’yi (E-Genel Kurul) uygulayacak kooperatif ana sözleşmesinde, EK-1’de yer alan hükmün genel kurul toplantısının düzenlendiği bölüm altında ayrı bir madde olarak değiştirilmeden yer alması zorunludur.

Ana sözleşmelerinde EK-1’de yer alan ana sözleşme hükmü bulunan kooperatifler, yapacakları elektronik ortamdaki genel kurul toplantısında, ortakların ve temsilcilerin genel kurula elektronik ortamda katılabilmelerini ve oy verebilmelerini sağlamak zorundadır.

Kooperatiflerin Genel Kurulları elektronik ortamda nasıl yapılır, süreç nasıl işler?

Genel kurula elektronik ortamda şahsen veya temsilcileri aracılığıyla katılmak isteyen ortaklar bu tercihlerini EGKS’den (E-Genel Kurul) bildirir. Genel kurula temsilcinin katılacağı durumda temsilcinin kimlik bilgisinin EGKS’ye kaydedilmesi zorunludur. Temsilcinin toplantıya şahsen katılacağı durumlarda da yetkilendirme bu şekilde yapılabilir. Ortak, temsilci tayin ederken temsilcisini genel olarak yetkilendirebileceği gibi her bir gündem maddesine ilişkin ayrı ayrı da yetkilendirebilir. Temsilci, temsil edilenin talimatına uygun oy kullanır. Talimata aykırılık, oyu geçersiz kılmaz. Temsil edilenin temsilciye karşı hakları saklıdır.

Genel kurula elektronik ortamda katılımda yalnızca ortaklar temsilci olarak tayin edilebilir ve katılımda bir ortak birden fazla ortağı temsil edemez. 

Genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılacağını bildiren ortak bu tercihini EGKS’de geri alabilir. Elektronik ortamda katılma yönündeki bu talebini geriye almayan ortağın kendisi veya temsilcisi genel kurul toplantısına şahsen katılamaz.

Genel Kurul anındaki işlemler nelerdir? Ortakların görüş iletme ve oy verme hakları var mıdır?

Genel kurula elektronik ortamda katılım, ortakların ve temsilcilerin güvenli elektronik imzaları ile EGKS’ye girmeleriyle gerçekleşir. Toplantıya elektronik ortamda katılan ortaklara ve temsilcilere ilişkin liste toplantı başlamadan önce EGKS’den alınır. Bu liste, toplantıda hazır bulunanlar listesinin oluşturulmasında kullanılır.

Genel kurul toplantısı fiili ve elektronik ortamda aynı anda açılır. Toplantının açılabilmesi için kanun, ilgili mevzuat ve ana sözleşmede yer alan şartların yerine getirildiğinin Bakanlık temsilcisince de tespiti zorunludur. EGKS’deki teknik işlemlerin toplantı anında yerine getirilmesi için toplantı başkanı tarafından uzman kişiler de görevlendirilebilir.

Ortakların EKGS’de görüş iletme ve oy verme hakları var mıdır?

Ortak ve temsilci, elektronik ortamda katıldığı genel kurul toplantısında görüşlerini elektronik olarak iletebilir.

Genel kurul toplantılarına elektronik ortamda katılanlar, toplantı başkanının ilgili gündem maddesine ilişkin oylamaya geçildiğini bildirmesinden sonra, oylarını EGKS üzerinden kullanır. Gizli oylamalarda kullanılan elektronik oyların gizliliğini koruyacak her türlü tedbir alınır. Her gündem maddesinin toplantı başkanının oylamaya geçildiğini bildirmesinden sonra ayrı ayrı oylanması zorunludur. Ortak ve temsilci ilgili gündem maddesine ilişkin olarak verdiği oyu değiştiremez. Oylama sonucu, EGKS üzerinden toplantı başkanına iletilir. Toplantı başkanı bu sonucu ve varsa elektronik ortamda gönderilen muhalefet şerhini tutanağa işletir.

Kooperatiflerin EKGS için yükümlülükleri nelerdir?

Genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılma ve oy kullanma sistemini uygulayacak kooperatifler ile bu amaçla destek hizmeti sunacak şirketler aşağıda belirtilen yükümlülükleri de yerine getirmek zorundadır:

1. a) Kooperatifler, kendi kuracakları EGKS'nin kanun ve bu Yönetmelik hükümlerine uygunluğunu Bakanlık tarafından belirlenip Bakanlığın internet sayfasında yayımlanan usul ve esaslar doğrultusunda tespit ettirip tescil ve ilan ettirmek zorundadır.
2. b) Kooperatiflerin kendisi ve varsa destek hizmeti aldıkları şirketler, EGKS’de yapılan tüm işlemlere ilişkin kayıtları, genel kurula elektronik ortamda katılan ortakların ve temsilcilerin kimlik bilgilerini, elektronik ortamda, bunların gizliliğini ve bütünlüğünü sağlayarak on yıl süreyle saklamak zorundadır.
3. c) Kooperatiflerin EGKS’yi kurmak yerine destek hizmeti alımını tercih etmeleri durumunda destek hizmeti alınan şirket için de (a) bendi hükmü uygulanır. EGKS’den kaynaklanan nedenlerle hak sahiplerinin uğrayacağı zararlardan gerek destek hizmeti alan kooperatifin, gerek destek hizmeti veren şirketin sorumluluğu genel hükümlere göre belirlenir.
4. d) Kooperatiflerin kendisi ve varsa destek hizmeti aldıkları şirketler, hukuka aykırı olarak kişisel verilerin işlenmesini ve bu verilere erişilmesini önlemek amacıyla gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri alır.

EGKS üzerinden oluşturulan belgeler; toplantı başkanlığını oluşturan üyeler, kooperatif yönetim kurulu üyeleri ve Bakanlık temsilcisi tarafından güvenli elektronik imza ile de imzalanabilir.